RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE L’ASSOCIATION
LES TIFAULT D’AMÉRIQUE INC.
VERSION OFFICIELLE – AOÛT 2015
1. NOM DE L’ASSOCIATION
Le nom de l’association est : LES TIFAULT D’AMÉRIQUE INC.
2. OBJECTIFS DE L’ASSOCIATION :
– conserver le sens d’appartenance et maintenir l’identification de notre culture
– favoriser les recherches historiques et généalogiques sur nos ancêtres
– organiser les rassemblements de l’association
3. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION :
Dans les règlements de l’association, à moins d’une disposition expresse ou contraire ou à moins que le contexte ne l’indique autrement,
« ACTE CONSTITUTIF » : désigne la charte, le mémoire des conventions, les lettres patentes supplémentaires de l’association, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la Loi sur les compagnies et les avis de l’article 32.
« ADMINISTRATEURS »: désigne le conseil d’administration.
« COMITÉ EXÉCUTIF »: désigne les administrateurs élus au poste de président, vice-président, secrétaire, trésorier, et selon les besoins, chacun des responsables des divers comités.
« DIRIGEANT »: désigne tout administrateur, officier, employé, mandataire ou tout autre représentant ayant le pouvoir d’agir au nom de l’association.
« MEMBRE »: désigne le membre « en règle » de l’association
« LOI »: désigne la Loi sur les compagnies L.R.Q 1977, c. C-38, et tous ses amendements subséquents.
« MAJORITÉ SIMPLE »: désigne le plus grand nombre de voix recueillies dans une assemblée, peu importe le nombre.
« MAJORITÉ ABSOLUE »: désigne 50 % plus un des voix exprimées.
« RÈGLEMENTS »: désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements que l’association pourra éventuellement adopter.
4. DÉFINITIONS LÉGALES
Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la loi s’appliquent aux termes utilisés dans les règlements.
4.1 Règles d’interprétation
À moins d’une disposition expresse ou contraire ou à moins que le contexte ne l’indique autrement, les termes employés au singulier comprennent le pluriel, ceux employés au masculin comprennent le féminin, et ceux s’appliquant à des personnes physiques s’entendent aussi des personnes morales et des autres groupes non constitués en corporation.
4.2 Primauté
Sauf pour les définitions, en cas de conflit avec la Loi sur les compagnies c.r.q. 1987 c.38 l’acte constitutif ou les règlements la Loi prévaut sur l’acte constitutif et les règlements, et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.
5. LE SIÈGE SOCIAL
Le siège social est situé à la Fédération des familles souches du Québec
6. LE SCEAU DE L’ASSOCIATION
6.1 Sceau
Les administrateurs peuvent déterminer le sceau de l’association et préciser sa forme et sa teneur.
6.2 Conservation et utilisation
Le sceau est gardé par le secrétaire qui pourra l’apposer sur un document émanant de l’association.
7. LES ADMINISTRATEURS DE L’ASSOCIATION
7.1 Composition
L’association est administrée par un conseil qui peut regrouper 15 membres. Par ailleurs, les délégués des régions demeurent les représentants de leur région respective.
Monsieur Paul-Émile Thiffault, fondateur de l’association, demeure l’un des 15 membres du conseil d’administration, sans avoir à passer par l’élection, tant qu’il le désire. Son absence n’est toutefois pas prise en compte dans le calcul du quorum des réunions du conseil d’administration.
7.2 Éligibilité
Seuls peuvent être administrateurs, les membres « en règle » de l’association à l’exception des personnes âgées de moins de dix-huit ans, des interdits et des faillis non libérés.
7.3 Entrée en fonction
Tout membre du conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il est nommé ou élu.
7.4 Durée des fonctions
Chaque administrateur demeure en fonction pour TROIS ans ou jusqu’à ce que son successeur soit élu, à moins que son mandat ne prenne fin avant terme ou jusqu’à ce que son successeur soit élu. On pourra remplacer annuellement UN TIERS des administrateurs. L’administrateur dont le mandat se termine est rééligible, sauf décision contraire des membres.
7.5 Démission
Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir au siège social de l’association, par courrier ou par messager, une lettre de démission. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.
7.6 Fin du mandat avant terme
Le mandat d’un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou s’il vient à perdre des qualifications requises pour être administrateur.
7.7 Remplacement
Tout administrateur destitué par l’assemblée des membres est remplacé lors de cette assemblée, si possible. Il en va de même pour tout poste devenu vacant. Il peut être remplacé par le conseil d’administration au moyen d’une simple résolution. L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le restant du terme de son prédécesseur.
7.8 Rémunération
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Les employés peuvent toutefois être rémunérés par l’association.
7.9 Indemnisation
L’association peut, au moyen d’une résolution du conseil d’administration, indemniser ses dirigeants, présents ou passés, de tous frais et dépenses, de quelque nature qu’ils sont encourus en raison d’une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient parties en cette qualité. A l’exception des cas où ces dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente, l’association doit souscrire une assurance au profit de ses dirigeants.
7.10 Pouvoirs du conseil d’administration
Le conseil d’administration peut, tout en respectant la Loi et l’acte constitutif :
a) passer des contrats ;
b) faire des règlements portant notamment sur :
– le nombre des administrateurs, la durée de leur charge et leur rétribution au besoin ;
– la nomination, les fonctions, les devoirs et la destitution de tous les officiers, les employés de l’association et leur rémunération ;
– déterminer le quorum aux assemblées.
c) décider des orientations de l’association ;
d) fixer la date et le lieu de l’assemblée générale, du rassemblement familial et de toute assemblée extraordinaire ;
e) approuver les prévisions budgétaires ;
f) recevoir les rapports des comités, les approuver ou les modifier ;
g) établir le montant des cotisations des membres réguliers, conjoints et à vie ;
h) les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de l’association ;
i) les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à l’association de solliciter, d’accepter ou de recevoir des dons et des legs de toute sorte dans le but de promouvoir les objectifs de l’association.
8. CHOIX ET ÉLECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
8.1 Comité de mise en candidature
Le conseil d’administration constituera un comité de mise en candidature composé de trois (3) membres (dont l’un sera membre du comité exécutif). Le comité aura pour fonction de préparer une liste de candidats éligibles aux postes du conseil d’administration. Deux critères devront guider le comité « représentation des lignées de la famille » et « fonctionnement du comité exécutif ». Le secrétaire pourra faire parvenir cette liste aux membres de l’association au moins trente jours avant la tenue de ladite assemblée.
Les anciens présidents de l’association peuvent demeurer membres d’office du conseil d’administration.
8.2 Autres candidatures
Des candidatures pourront être acceptées sur proposition des membres « en règle » présents à l’assemblée, au moment de l’élection.
8.3 Scrutin secret
Quand il y aura plus d’un candidat à un poste, l’assemblée générale choisira par scrutin secret, à moins d’une disposition contraire et unanime lors de l’assemblée.
9. LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins DEUX (2) fois par année, suivant un calendrier qu’il fixe lui-même.
9.1 Convocation
Le président, le vice-président, le secrétaire ou les administrateurs peuvent convoquer une assemblée du conseil d’administration. Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d’un avis envoyé par la poste, par télécopieur, par téléphone ou par courriel. L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée avec un délai d’au moins QUINZE (15) jours avant la réunion.
9.2 Lieu
Les assemblées du conseil d’administration se tiennent au lieu désigné par les administrateurs.
9.3 Quorum des présences
Le quorum des présences pour le conseil d’administration est fixé à la majorité absolue (50 % plus un) et doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.
9.4 Vote
Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises doivent être décidées au moins à la majorité simple. Le président détient une voix prépondérante au cas de partage des voix.
9.5 Participation par téléphone
Un administrateur peut participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide du téléphone. Cet administrateur est en pareil cas réputé assister à toute l’assemblée.
9.6 Résolutions tenant lieu d’assemblées
Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des assemblées du conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.
10. LE COMITÉ EXÉCUTIF
À chaque année, immédiatement après l’assemblée générale des membres de l’association, se tient une assemblée des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, sans qu’un avis de convocation soit requis, aux fins d’élire ou de nommer les membres du comité exécutif de l’association et de transiger toute autre affaire dont le conseil d’administration peut être saisi.
10.1 Responsabilité
Le COMITÉ EXÉCUTIF est sous la responsabilité du CONSEIL D’ADMINISTRATION et exécute les orientations et décisions du CONSEIL D’ADMINISTRATION. Il est composé du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier.
10.2 Durée des fonctions
Les membres du COMITÉ EXÉCUTIF restent en fonction pour un an.
10.3 Quorum des présences
Le quorum des assemblées du comité exécutif est établi par la présence de TROIS (3) membres.
10.4 Procédures
La procédure établie pour les assemblées du conseil d’administration s’applique aux réunions du comité exécutif en faisant les adoptions nécessaires.
10.5 Président
Le président de l’association est celui qui préside toutes les assemblées du conseil d’administration et celles du comité exécutif. Le président de l’association en est le principal officier et, sous le contrôle des administrateurs, il surveille, administre et dirige généralement les activités de l’association. Le président exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent.
10.6 Vice-président
Le vice-président, en cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir du président, peut exercer les pouvoirs et les fonctions du président si le conseil d’administration l’y autorise. S’il y a urgence, le conseil d’administration est réuni au plus tôt et peut approuver ou infirmer les décisions prises entre temps par le vice-président.
10.7 Trésorier
Le trésorier a la charge générale des finances de l’association. Il doit déposer l’argent et les autres valeurs de l’association au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs peuvent désigner. Chaque fois qu’il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux autres administrateurs de la situation financière de l’association et de toutes les transactions faites par lui en sa qualité de trésorier. Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’association par les personnes autorisées à le faire. Il doit signer tout contrat, document ou autre écrit nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et remplir les fonctions que les administrateurs peuvent lui confier ou qui sont inhérentes à sa charge.
Il prépare annuellement la Déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif. (Formulaire CO-17.SP du site http://www.revenuquebec.ca/fr/ ). Il s’assure aussi du paiement annuel d’immatriculation. Numéro de notre association (NEQ): 1142306266. + un code confidentiel connu du trésorier.
10.8 Secrétaire
Le secrétaire a la garde des documents et registres de l’association. Il agit comme secrétaire aux assemblées du conseil d’administration et aux assemblées du comité exécutif. Il doit donner ou voir à faire donner les avis de convocation pour toute assemblée du conseil d’administration et de ses comités le cas échéant, et de toute assemblée du comité exécutif. Il doit garder les procès-verbaux de toutes les assemblées dans un livre tenu à cet effet. Il doit garder en sûreté le sceau de l’association. Il est chargé des archives administratives de l’association y compris des livres contenant les noms et adresses des administrateurs de l’association. Il est chargé de voir à ce que le répertoire des membres soit à jour, à transmettre à chacun sa carte de membre et de lui adresser l’avis de renouvellement de sa cotisation au moins un mois avant l’échéance. Il exécute tout autre mandat qui peut lui être confié par le conseil d’administration.
Il produit la déclaration de mise à jour annuelle au registre des entreprises auquel notre association est immatriculée selon la Loi sur la publicité légale des entreprises. Les renseignements qui concernent l’association sont inscrits au registre des entreprises et doivent être mis à jour chaque année. Le Registraire peut radier d’office l’immatriculation d’une entreprise qui n’aurait pas produit 2 déclarations de mises à jour annuelles consécutives. www.registreentreprises.gouv.qc.ca. Numéro de notre association (NEQ): 1142306266 + un code confidentiel connu du secrétaire.
10.9 Comités
Pour assurer le déroulement des activités de l’association, le conseil d’administration établit des comités, dont les suivants :
10.9.1 Comité des RÈGLEMENTS
Mettre à jour les règlements.
10.9.2 Comité des ACTIVITÉS SOCIALES
Organiser les assemblées générales et les rassemblements familiaux.
10.9.3 Comité du BULLETIN DE LIAISON
Recueillir les articles; rechercher des documents; mettre en page la publication et assurer la diffusion du bulletin.
10.9.4 Comité de la GÉNÉALOGIE
Rechercher, recueillir, organiser et préserver des informations généalogiques et historiques sur la famille Tifault, établir la descendance de Jacques Tifault et Marie-Anne Lecuyer, produire des publications généalogiques pour diffuser l’information trouvée; assurer la pérennité du patrimoine familiale en format numérique (texte, image, photo et vidéo).
10.9.5 Comité des ARCHIVES ET MUSÉE
Recueillir et déposer les articles et documents relatifs aux activités de l’association qui doit conserver une copie de l’acte constitutif (Les Lettres Patentes) et des règlements de l’association, les noms de toutes les personnes qui sont ou ont été membres de l’association, l’adresse et la profession de chaque personne qui a été administrateur de l’association; et pour le musée, rechercher des objets ou instruments illustrant le mode de vie des nôtres.
10.9.6 Comité des MEMBRES
Élaborer des plans pour recruter de nouveaux membres et retenir les anciens membres.
10.9.7 Comité du SITE WEB
Concevoir et maintenir le site Web afin de promouvoir l’association, ses réalisations et ses activités; mettre en ligne l’information recueillie; générer et mettre à jour du contenu; assurer la veille technique; analyser la fréquentation et développer l’audience du site en optimisant, entre autres, le référencement des moteurs de recherche.
11. LES MEMBRES
Toute personne descendant de l’ancêtre « Jacques Tifault » en ligne directe ou par alliance peut devenir membre de l’association.
11.1 Droit d’adhésion et cotisation
L’assemblée générale annuelle, sur recommandation du conseil d’administration, fixe le droit d’adhésion et la cotisation annuelle des membres réguliers et des membres à vie de l’association.
11.2 Catégories de membres
L’association comprend trois catégories de membres soit les membres RÉGULIERS, les membres CONJOINTS, et les membres À VIE (réguliers ou conjoints).
11.3 Membre régulier
Toute personne peut devenir membre RÉGULIER en payant une cotisation pour un terme de 1 an, 2 ans ou 3 ans selon le choix de la personne. Le prix sera suggéré par les membres du conseil d’administration et accepté par les membres présents à l’assemblée générale annuelle
11.4 Membre conjoint
La cotisation du membre conjoint est également payable à un coût inférieur à celui du membre régulier pour un terme de 1 an, 2 ans ou 3 ans selon le choix de la personne. Le prix sera suggéré par les membres du conseil d’administration et accepté par les membres présents à l’assemblée générale annuelle.
11.5 Membre à vie
La personne qui choisit de devenir membre à vie paye une seule fois seulement. Le prix sera suggéré par les membres du conseil d’administration et accepté par les membres présents à l’assemblée générale annuelle. Est membre à vie conjoint, la personne qui adhère à l’association en payant une fois seulement un montant inférieur. Le montant sera suggéré par les membres du conseil d’administration et accepté par les membres présents à l’assemblée générale annuelle.
12. LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
12.1 Assemblée générale
L’assemblée annuelle des membres de l’association a lieu à un endroit désigné au Québec, à la date et à l’heure que le conseil d’administration a déterminés par résolution et en tenant compte des avis exprimés par les membres durant l’assemblée annuelle précédente.
12.2 Convocation
L’assemblée des membres doit être convoquée une fois par année.
12.3 Avis de convocation :
L’avis de convocation de chaque assemblée générale et du rassemblement familial doit être expédié aux membres « en règle » de l’association au moins QUINZE (15) jours avant la date fixée pour l’assemblée.
12.4 Contenu de l’avis
L’avis de convocation à une assemblée générale et du rassemblement familial doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. L’avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en plus, en termes généraux, les objets de l’assemblée.
12.5 Contenu de l’assemblée générale
Le conseil d’administration doit présenter à l’assemblée annuelle des membres :
– le bilan des opérations ;
– l’état des revenus et dépenses ;
– le rapport de vérification et toute autre information relative à la situation financière de l’association ;
– l’élection des administrateurs ;
– la nomination du vérificateur ;
– l’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle.
12.6 Assemblée spéciale
Une assemblée spéciale des membres de l’association peut être convoquée par le conseil d’administration, le président ou à la requête d’au moins UN DIXIÈME (1/10) des membres « en règle » de l’association.
12.7 Quorum
Le nombre de membres « en règle » présents à l’assemblée générale ou à l’assemblée spéciale constitue le QUORUM.
12.8 Vote
Seuls les membres « en règle » auront droit de vote. Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu’un vote au scrutin secret ne soit demandé ou que le président de l’assemblée ne prescrive une autre procédure de vote.
12.9 Vote au scrutin secret
Le vote est pris au scrutin secret lorsque DIX POUR CENT (10 %) des membres présents le demandent. En cas d’élection à un poste, l’article 8.3 s’applique.
12.10 Scrutateur
S’il y a un vote au scrutin secret, le président de l’assemblée des membres nommera deux personnes, qu’elles soient ou non des dirigeants ou des membres de l’association, pour agir comme scrutateurs.
13. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
13.1 Exercice financier
L’exercice financier de l’association commence le premier janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
13.2 Examen des états financiers
Un rapport annuel des états financiers est produit par le trésorier à la fin de chaque exercice financier. Ce rapport est examiné le plus tôt possible par un ou deux auditeurs internes qui s’assurent que les états financiers sont vraisemblables et ne contiennent pas d’erreurs importantes. Le ou les auditeurs internes consignent par écrit leurs observations et, au besoin, font part au conseil d’administration de leurs recommandations. Le rapport des états financiers est distribué à tous les membres en règle à l’assemblée générale.
13.3 Nomination d’un ou deux auditeurs internes
Le ou les auditeurs internes sont membres de l’association, mais ne peuvent pas faire partie du conseil d’administration. Ils sont nommés chaque année par les membres dans le cadre de l’assemblée générale ou par les administrateurs lorsque ce pouvoir leur est délégué par les membres.
13.4 Rapports financiers intermédiaires
Les livres comptables de l’association seront gardés à jour durant tout l’exercice. Des rapports intermédiaires seront soumis au conseil d’administration à chaque réunion.
13.5 Effets bancaires
Tous les chèques et autres effets bancaires requérant la signature de l’organisme sont signés par le président ou vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.
Tout administrateur signataire n’occupant plus cette fonction n’aura plus droit de signature. De ce fait, après chaque élection du conseil d’administration, la liste des signataires doit être mise à jour.
Tout chèque payable à l’association devra être déposé au crédit de l’association auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution au secrétaire ou au trésorier de l’association.
14. DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION
14.1 Fin de l’association
Pour ce faire, le conseil d’administration ou 10 % des membres doivent convoquer une assemblée extraordinaire expressément à cette fin. Le consentement d’au moins des DEUX TIERS (?) des voix exprimées est nécessaire pour procéder à la dissolution de l’association. Le résidu des avoirs sera donné à LA FONDATION DES AMIS DU SÉMINAIRE ST-JOSEPH de Trois-Rivières.
14.2 Avis de convocation
Les membres « en règle » doivent recevoir, au moins trente jours à l’avance et pas plus de QUARANTE-CINQ (45) jours un avis de convocation à cette fin.
14.3 La persistance de la personnalité juridique
Pour toute la durée de la période de liquidation, l’association continue d’exister.
14.4 Dépôt de l’avis de dissolution
Suite à l’avis de l’assemblée extraordinaire des membres, le conseil d’administration doit déposer un avis de dissolution à l’Inspecteur général des Institutions financières et désigner un liquidateur qui devra procéder à la liquidation. L’autorité des marchés financiers doit être avisée de la nomination du liquidateur ou de sa révocation.
15. ADOPTION DES RÈGLEMENTS
Le présent règlement a été adopté par résolution à une réunion des administrateurs tenue à Trois-Rivières le 16 septembre 2006.
Gilbert Thiffault propose l’adoption des règlements généraux de la corporation relatifs à la gestion des affaires de la corporation, et Paul-Émile Thiffault appuie la proposition qui est adoptée à l’unanimité.
16 Septembre 2006
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AMENDEMENTS
1) Première révision en 2008
2) Deuxième révision en 2013
Version préparée par Gilbert Thiffault et Paul-Émile Thiffault avec la participation de Christine Thiffault.
Les modifications ont été entérinées à l’assemblée générale annuelle le 3 août 2013.
3) Troisième révision en 2015
Version préparée par Denis Thiffeault et Christine Thiffault.
Les modifications ont été entérinées à l’assemblée générale annuelle le 15 août 2015.
La version 2015 devient la version officielle.
